【書籍紹介】世界でいちばんやさしいフォルダ整理の教科書: 仕事に役立つ!パソコンデータの整理術 大量のデータがすっきり片付く 整理シリーズ <ふかひれ (著) (2022/10/5)>


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個人の場合はデータを探すのに時間がかかっても怒られないので汚くしていても困りません本人以外は



データ整理の決定版(『整理シリーズ』第1弾)
Word、Excel、PowerPoint、メモ帳、画像、写真、PDF・・・。
お使いのパソコンやスマートフォンにあるデータはきちんと整理できていますか?
ありとあらゆるデータがパソコンやクラウド内に溢れていたり、デスクトップがアイコンだらけの方、
いらっしゃいませんか?
本書は、そうした「データ類」に関する整理方法のノウハウを提供している本です。
個人のデータだけではなく、会社で複数の人が利用するデータの管理にも役立つ情報を詰め込んでいます。
これを読んでくださった皆様が、データを探す時間(=ムダな時間)がなくなり、ご自身の時間を確保するささやかなお手伝いができれば、幸いです。




データの管理はいろいろ悩んでいるところがありまして、ヒントになればいいなと読了


今はお寺もパソコンでデータを管理することが多く、檀信徒の方の名簿や各種申請書類など、変更することも多いため意外とパソコンを触る時間が多いのです

大規模な寺院ではないので引継ぎやクラウド共有というレベルではありませんが、部屋もデータもキレイでひと目でわかれば一番いいですよね




本書ではデータ整理に特化された本で、参考になった部分をまとめていきます




〇なぜデータが蓄積されていくのか

・会社等で複数人で共有する場合、異動や転職などで管理していた人がいなくなったり変わる場合がある

・引継ぎは行われるものの保管理由や経緯など細部まで引継ぎされることは難しい

・PC・クラウド上はあまり他人に見せる場所でないため管理自体がされずにミルフィーユ状にデータが蓄積されていく

・保管方法や名前付けに一定のルールが定められていないため、似たファイルや同一ファイルの編集前後で別々に保存されていく



以上のような問題点が本書では指摘されています。


データ保存の最終目標は、ひと目で「どこに」「何のデータ」があるのかすぐにわかるレベルに整理することと定義されており、たしかに他の人も見てもわかりやすいように整理できていれば自分で作業している時も効率的に動けると思います




◎具体的な対処法

・最新版以外は保管しない

・保管するデータのタイトルの付け方を決めて社内で共有する

・保存していいデータの上限数を決める

・0001 などをファイルの頭につけ、ナンバリングしたフォルダを配置する




●ファイル・フォルダ名に使わない方がよい文字

・全角英数字

・半角カタカナ

・全角・半角のハイフン、句読点、カンマ、カッコ

・全角、半角のスペース(検索で指定がしづらくなるため)

・記号等(検索しづらく、データの中身にも関係ないものが多い)






お寺では自分で1から文章を作ったり、原稿やレポートなどがたまっていきます

また、各種研修でレジュメをたくさんもらうことが多いのですが、今まで紙ベースで保管していたところ、量が膨大になってきて、詰め込んでも見返すのが難しいので

最近はほとんどのものをスキャンしてPDF化しリネームしてまとめています


色々試行錯誤した末、第1~3階層にフォルダを作って、そこに日時を入れたファイル名にし、あとで検索したときにひっかかるように、後ろの方に概要を記入する形になりました




最後に本書より感銘を受けた言葉を・・・


お部屋もデータも整理整頓していきたいものです。シンプルながらもためになる1冊でした



人は1日のうち10分から20分間はモノを探していると言われている。物理的な目に見えるモノを探す時間だけでも、それだけ無駄に時間を費やしているのなら、毎日触っている自分のパソコンの中で探し物をしている時間はどれくらいあるでしょうか?




datasairi


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